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2014年上海會計基礎(chǔ)學習筆記：會計檔案
會計檔案的概念和內(nèi)容
一、會計檔案的概念
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
二、會計檔案的內(nèi)容
會計檔案的具體內(nèi)容包括：
1.會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2.會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片賬，輔助賬簿，其他會計賬簿。
3.財務(wù)報告類：月度、季度、半年度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
4.其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
【例題1單選題】以下會計資料中不屬于會計檔案的是（ ）。
A.現(xiàn)金日記賬
B.總賬
C.購銷合同
D.購貨發(fā)票
[答案]C
會計檔案的歸檔
1.根據(jù)《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
2.當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。
3.移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當會同原財務(wù)會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
【例題2單選題】各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由（ ）負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
A.會計機構(gòu)
B.檔案部門
C.人事部門
D.指定專人
[答案]A
會計檔案的保管期限
一、永久檔案與定期檔案
各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。
永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案；定期檔案根據(jù)保管期限分為：3年、5年、l0年、l5年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
《會計檔案管理辦法》規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織等會計檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，具體可以分為：（主要了解企業(yè)的）
1.永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務(wù)報告；
2.25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；
3.5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；
4.3年的：月度、季度財務(wù)報告；
5.l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計移交清冊。
【例題3單選題】會計檔案的保管期限是從（ ）算起。
A.會計年度終了后第一天
B.審計報告之日
C.移交檔案管理機構(gòu)之日
D.會計資料的整理裝訂日
[答案]A
【例題4單選題】原始憑證和記賬憑證的保管期限為（ ）。
A.15年
B.25年
C.3年
D.10年
[答案]A
【例題5單選題】各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點分為永久、定期兩類。定期保管期限分為（ ）。
A.3年、10年、20年、30年、40年5種
B.1年、5年、10年、15年、20年5種
C.3年、5年、10年、15年、20年5種
D.3年、5年、10年、15年、25年5種
[答案]D
會計檔案的查閱和復制
一、會計檔案的查閱和復制
各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
二、會計檔案的交接（了解）
（1）單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的應(yīng)當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。
（2）單位分立
①單位分立后原單位存續(xù)的應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制；
②單位分立后原單位解散的協(xié)商后的其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制。
單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
（3）單位因為業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案應(yīng)當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復制。
對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接的單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
（4）單位合并
①單位合并后原單位解散或一方存續(xù)其他方解散的原各單位的會計檔案應(yīng)當由合并后的單位統(tǒng)一保管；
②單位合并后原各單位仍存續(xù)的仍應(yīng)由原單位保管。
建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
（5）單位之間交接會計檔案的交接雙方應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。
（6）個人交接時交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案交清冊上簽名或者蓋章。
（7）我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。
會計檔案的銷毀
會計檔案保管期滿需要銷毀時，可以按照以下程序銷毀：
（1）由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。
（2）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（3）銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
（4）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。
注意：對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，以及涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
【例題6多選題】保管期滿，不得銷毀的會計檔案有（ ）。
A.未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證
B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位的有關(guān)會計檔案
C.超過保管期限但尚未報廢的固定資產(chǎn)購買憑證
D.銀行存款余額調(diào)節(jié)表
[答案]ABC
[解析]對于保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，有檔案部門保管到未了事項完結(jié)為止，選項A、C屬于這種情況。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。
【例題7多選題】按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，下列說法中正確的有（ ）。
A.會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類
B.單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管
C.企業(yè)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單和固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年
D.我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境
[答案]BCD
[解析]各種會計檔案的保管期限根據(jù)其特點分為永久和定期兩種。會計檔案的定期保管期限分為：3年、5年、10年、15年、25年5種。
【例題8判斷題】銷毀會計檔案時，應(yīng)由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。（ ）
[答案]√
總結(jié)
1.一定要結(jié)合教材將課程完整地學習一遍。
2.學習時重在理解，不要死記硬背。
3.要注意學習方法：結(jié)合教材多做練習。
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